Erst verstehen, dann verbessern.
Wo verliert Ihr Betrieb im Alltag wirklich Zeit?
In jedem Unternehmen gibt es wenige Stellen, an denen Prozessverbesserung überproportional wirkt. Ich finde diese Hebel – und setze sie mit Ihnen um. Ohne Software-Verkauf, ohne Idealprozesse aus dem Lehrbuch.
Wo die Arbeitszeit wirklich liegt
Beispielhafte Verteilung aus einer Prozessaufnahme.
Wo Zeit verloren geht
Die eigentliche Arbeit ist selten das Problem – die Reibung darum herum schon.
Egal ob Verwaltung, Treuhand, Gesundheitswesen oder Handwerk: Zwischen Eingang und Abschluss eines Vorgangs steckt in fast jedem Betrieb dieselbe vermeidbare Reibung. Sie fällt im Alltag kaum auf – bindet aber Tag für Tag Arbeitszeit.
Rückfragen und fehlende Informationen
Vorgänge bleiben liegen, weil Angaben fehlen, unklar sind oder erneut eingeholt werden müssen.
Warte- und Liegezeiten
Die eigentliche Bearbeitung dauert Minuten – der Vorgang insgesamt Tage oder Wochen.
Medienbrüche
Informationen wechseln zwischen E-Mail, Telefon, Papier und Software – und gehen dabei verloren.
Doppelerfassung
Dieselben Daten werden mehrfach abgetippt, kopiert oder in verschiedenen Systemen gepflegt.
Übergaben und Zuständigkeiten
Vorgänge wandern zwischen Personen und Abteilungen – mit jedem Wechsel geht Kontext verloren.
Suchen und Ablage
Dokumente, Zuständigkeiten und der aktuelle Stand eines Vorgangs sind nicht auf Anhieb auffindbar.
Das Vorgehen
Erst verstehen, dann verbessern – in drei Schritten.
Digitalisierung beginnt nicht mit Software, sondern mit dem Verständnis der Prozesse. Deshalb steht am Anfang immer die Analyse – und die Umsetzung folgt dem Hebel, nicht dem Produktkatalog.
Sichtbar machen
Wir schauen uns die tatsächlichen Abläufe an – nicht das Organigramm. Wo entstehen Rückfragen, Wartezeiten und Doppelarbeit? Was kostet im Alltag wirklich Zeit?
Hebel priorisieren
Nicht jeder Prozess lohnt den Aufwand. Wir bewerten, wo Verbesserung überproportional wirkt – und wo sich der Einsatz zuerst auszahlt. Das Ergebnis: Ihre grössten Prozesshebel, klar priorisiert.
Umsetzen
Vom vereinfachten Ablauf über Automatisierung bis zur Tool-Einführung: Die Umsetzung folgt dem Hebel, nicht dem Produktkatalog eines Softwareherstellers.
Leistungen
Von der Analyse bis zur Umsetzung – aus einer Hand.
Prozessanalyse
Strukturierte Aufnahme Ihrer Abläufe: Bearbeitungszeiten, Durchlaufzeiten, Unterbrechungen und Übergaben – dort gemessen, wo die Arbeit tatsächlich passiert.
Ergebnis: Ihre grössten Prozesshebel, klar priorisiert.
Umsetzungsbegleitung
Vereinfachung, Digitalisierung und Automatisierung der priorisierten Abläufe – inklusive Auswahl und Einführung passender Werkzeuge, toolneutral und herstellerunabhängig.
Ergebnis: spürbar entlastete Abläufe im Tagesgeschäft.
Laufende Optimierung
Prozesse verändern sich mit dem Geschäft. Auf Wunsch begleite ich Ihr Team über die Umsetzung hinaus – mit regelmässigem Blick auf neue Reibungspunkte.
Ergebnis: Verbesserungen, die dauerhaft halten.
Branchenprojekte
Eine Branche, ein Projekt: Prozesswissen dort sammeln, wo es entsteht.
Unter der Dachmarke Prozesshebel entstehen branchenspezifische Analyseprojekte. Sie machen sichtbar, welche Abläufe eine ganze Branche Zeit kosten – und liefern die Grundlage für gezielte Verbesserungen.
immobilienprozesse.org – Prozessbenchmark für Immobilienverwaltungen
Branchenweite Analyse, welche Abläufe in Immobilienverwaltungen Rückfragen, Wartezeiten, Medienbrüche und Doppelarbeit verursachen. Teilnehmende Verwaltungen erhalten eine Auswertung der grössten Zeitfresser ihrer Branche.
Zum ProjektIhre Branche könnte die nächste sein.
Sie kennen die Zeitfresser Ihrer Branche aus eigener Erfahrung und möchten sie systematisch sichtbar machen? Sprechen wir darüber, wie ein Branchenprojekt für Ihr Umfeld aussehen könnte.
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Über mich
Wer steht hinter Prozesshebel?
Ich bin Martin Schneider und beschäftige mich als IT-Projektleiter & Business Analyst mit der Frage, wie administrative Prozesse verständlicher, messbarer und effizienter gestaltet werden können.
Bevor Lösungen entwickelt oder Systeme verändert werden, will ich verstehen, wo ein Betrieb im tatsächlichen Arbeitsalltag Zeit verliert – und welche Ursachen dahinterstehen. Im Mittelpunkt stehen nicht Softwareprodukte, sondern die Abläufe und Erfahrungen der Menschen, die täglich mit ihnen arbeiten.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Was kostet das Erstgespräch?
Nichts. Das Erstgespräch dauert rund 15 Minuten und ist unverbindlich. Wir klären, wo bei Ihnen Zeit verloren geht und ob eine Analyse sinnvoll ist – ohne Verkaufsdruck.
Für welche Branchen ist das geeignet?
Für jede Branche mit administrativen Abläufen: Verwaltungen, Treuhand, Dienstleistung, Handwerk mit Büroorganisation, Gesundheitswesen und mehr. Die Reibungspunkte – Rückfragen, Wartezeiten, Medienbrüche, Doppelarbeit – sind überall dieselben; nur die Fachprozesse unterscheiden sich.
Wie läuft eine Prozessanalyse ab?
Zuerst nehmen wir die tatsächlichen Abläufe auf – durch Gespräche mit den Personen, die täglich damit arbeiten, und strukturierte Messgrössen wie Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Unterbrechungen und Übergaben. Daraus entsteht eine priorisierte Übersicht Ihrer grössten Prozesshebel.
Verkaufen Sie Software?
Nein. Ich bin toolneutral und herstellerunabhängig. Wenn ein Werkzeug Teil der Lösung ist, wird es nach Ihrem Prozess ausgewählt – nicht umgekehrt. Häufig liegt der grösste Hebel ohnehin im Ablauf selbst, nicht in neuer Software.
Wir haben bereits Software eingeführt – bringt eine Analyse trotzdem etwas?
Gerade dann. Software kann einen guten Prozess beschleunigen, aber auch einen komplizierten Prozess nur digital abbilden. Die Analyse zeigt, ob die Werkzeuge zum Ablauf passen – und wo trotz Digitalisierung Zeit verloren geht.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
Alle Angaben aus Gesprächen und Analysen werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Auf Wunsch schliessen wir vor Beginn eine Vertraulichkeitsvereinbarung ab.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Die Analyse liefert innert weniger Wochen eine priorisierte Übersicht der grössten Hebel. Erste Verbesserungen – etwa vereinfachte Abläufe oder abgeschaffte Doppelerfassung – lassen sich oft schon während der Analyse umsetzen.
Wissen Sie, wo bei Ihnen die Zeit liegt?
In 15 Minuten klären wir, wo Ihr Betrieb im Alltag Zeit verliert und ob eine Analyse sinnvoll ist. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.